社会人の若手時代は、作ったことのない初めての資料を作らなければならない場面にたくさん遭遇するでしょう。特にフォーマットが決まっていないところから資料作りをしなければいけない場合、デザインだけではなく、図形やグラフを入れてわかりやすく説明したりとアレンジが必要になります。そのような時、できるだけ短時間で目的に沿った資料を作れる方法をご紹介します。
資料を作成する目的を明確にする
資料の作成を誰かに依頼された場合、まずはその資料をどのような目的で使用するのかを必ず確認しましょう。例え「プレゼンで使う」とだけ言われたとしても、どのようなシチュエーションで誰に対してのプレゼンなのか、そのプレゼンのゴールは企画の承認なのか、コンペティションなのかなどの情報を集めます。また、資料に必ず入れるべき要素などがあればその調査データや参考文献などもはじめに全て揃えるようにします。必要な情報がそろったら、資料の作成を始めましょう。
数値データは結論を簡潔にまとめる
数値データなどは資料として見やすくするために、グラフにしたり、分布図としてまとめたりしましょう。その時に便利なのは、Miroなどのオンラインホワイトボードツールが無料で提供しているオンラインのグラフ作成ツールを活用することで、様々なグラフを短時間で作成することができます。円グラフや棒グラフなど、基本的な図だけではなく、ベン図、オイラー図、ピラミッド図なども簡単に作れます。また、組織図やプレゼン資料自体のテンプレートも用意されているため、組み合わせてアレンジすることで、最適なプレゼン資料を最短で作成することを助けてくれます。数値データを資料化する時に重要なのは、数値情報を載せて、単純に数字を伝えるだけではなく、その数値から結果どのようなことが言えるのかということが重要です。その結論を言語化して、資料に加えるようにしましょう。
1ページに伝えたいことはひとつだけにする
資料を作っていると、1ページで言いたいことがたくさん出てきます。しかし、聞き手はそこまで多くの情報を記憶することはできません。そのため、資料作成の基本は1ページに言いたいことはひとつにすることで、プレゼン全体のテンポも崩すことなくストーリーを伝えることができるのです。このようにまとめていくと、資料がすっきりとし、見返した時にもどのようなストーリーで何を結論として伝えたいのかということがわかりやすい資料になります。
色々なテンプレートを活用して、伝えたいことがしっかりと伝わる、良い資料づくりに取り組んでみましょう。